Как выбрать место для проведения конференции?

Выбор правильного места для проведения конференции может закрепить успех или "умножить на ноль" результаты мероприятия. В конце концов, место проведения встречи оказывает большое влияние на ваш бюджет и задает тон всей конференции. Многое в данном случае зависит от выбранного вами пространства, поэтому очень важно сделать правильный выбор. А, чтобы облегчить вам задачу, далее мы рассмотрим 7 вещей, которые при этом следует учитывать при подборе площадки для проведения мероприятий. Кстати, если вы из Киеве или Киевской области, и интересуетесь арендой зала для будущей конференции, тогда вам стоит обратить свое внимание на UBI Конференц Холл.

Бюджет

Всегда помните о сути дела, когда будете заниматься логистикой вашего мероприятия. Если вы нашли идеальное место для проведения конференций, стоит спросить, можете ли вы получить более низкую цену в обмен на многолетний контракт. Гибкость даты также может помочь вам обеспечить льготный тариф, поскольку определенные дни недели, как правило, стоят дешевле. Не бойтесь вести переговоры!

Расположение

Увеличьте посещаемость конференции, выбрав удобное место. Не забудьте спросить об остановках общественного транспорта, доступе к аэропорту и близлежащим отелям. Широкая парковка или услуги камердинера также важны для посетителей, которые предпочитают ездить в день. Вы можете предоставить дополнительные возможности для общения, убедившись, что рестораны и другие достопримечательности в этом районе открыты до и после вашего мероприятия.

Вместимость

Убедитесь, что у всех участников есть удобные сидения на всех сессиях, а также место для отдыха во время перерывов. Не выбирайте место с креслами в театральном стиле, если делегатам нужно делать заметки или использовать ноутбуки. Точно так же, слишком большой конференц-зал будет выглядеть так, как будто половина посетителей не появилась.

Особенности

Закажите место, которое имеет все удобства, необходимые для вашего мероприятия. Сюда входят:

• аудио-видео оборудование;
• микрофоны;
• кухонное оборудование;
• доступ для инвалидных колясок и т. д.

Также обратите внимание на расстановку мест и места для спонсоров. Узнайте, можете ли вы использовать комнаты отдыха и выставочные площади, или нанять провайдера по вашему выбору. Если место проведения обеспечивает питание на месте, спросите, может ли оно приспособиться к пищевой аллергии или специальным диетам.

Штатное расписание

В день вашей конференции у вас будет много информации, поэтому убедитесь, что у вас будет достаточно консьерж-поддержки, обслуживающего персонала и безопасности. Вам также следует определить, будет ли на месте назначен специальный координатор, который поможет решить любые вопросы. Проверьте, будет ли техническая поддержка доступна во время вашей конференции, чтобы ваши презентации проходили гладко, и посетители не занимались бесконечными поисками Wi-Fi.

Брендинг

Будьте внимательны к заинтересованным сторонам и спонсорам, выбирая место, что четко соответствует образу, который вы хотите спроектировать. Не забудьте спросить менеджера объекта, будут ли другие мероприятия на месте, которые противоречат вашей конференции или сообщению вашего бренда. Также стоит узнать какие доступны вывески и возможности брендинга. Можете ли вы разместить вывески в лифте или рекламу на плазменных экранах? Сегодня брендинг очень важен, поэтому убедитесь, что вы можете эго применять!

Размещение

Если ваше мероприятие проводится целый день или в течение нескольких дней, лучше выбрать место проведения конференции с возможностью размещения делегатов. Таким образом, они смогут расслабиться в конце дня без каких-либо дополнительных поездок.