Перевага зберігання і використання архівних документів в електронному вигляді

Одне з правил легендарного комп'ютерного магната Білла Гейтса говорить: починайте розвиток фірми з наведення повного порядку в її паперах. Зберігання та використання документів повинно бути гранично зручним, що не віднімають жодної зайвої хвилини. Архів повинен бути таким: кілька секунд — і потрібний документ знайдений. Тоді точно такий же порядок буде і в роботі фірми.

Допомога від електронного архіву

Слідувати цій цінній пораді в наші дні допомагає електронний архів. Ну а допомогти вам його організувати допоможе архівна компанія "Райссвольф Україна". У всьому світі він уже визнаний оптимальним способом зберігання і використання документів. Навіть батьки-засновники знаменитих брендів, що знаходяться в похилому віці та не люблять нічого міняти, визнали необхідність переходу на електронний варіант зберігання архівних документів. Як говорить засновник бренду Nike Філ Найт: «У 21 столітті необхідно відкинути старі звички і йти в ногу з часом».

Переваги електронного архіву

Електронне зберігання та використання архівних документів — не тільки данина сучасним технологіям. Цей хід дає фірмі масу переваг:

• Системність. Абсолютно будь-який документ можна проіндексувати та внести в електронну базу так, щоб він став частиною єдиного цілого та зайняв своє індивідуальне місце.
• Захист інформації. Електронне зберігання документів — гарантія їх збереження. Тоді як паперового архіву загрожують пожежі, повені, та й просто поступове руйнування часом.
• Моментальний пошук. Якщо Вам терміново знадобився якийсь папірець, то на його пошук в комп'ютерній базі піде всього пів хвилини. Після чого документ можна для наочності видрукувати. Таким чином, Ви завжди у всеозброєнні та можете змістовно відповісти на питання партнера, клієнта чи податкового інспектора.
• Обмежений доступ. Сьогодні електронне зберігання та використання архівних документів передбачає кілька ступенів захисту від несанкціонованого доступу. Ви можете бути спокійні: користуватися інформацією з вашої бази даних зможуть тільки уповноважені співробітники фірми.
• Гнучке інформаційне поле. Ви зможете в будь-який момент відредагувати наявну інформацію або внести нові дані.
• Звільнення офісної площі. З елекронним архівом відпадає потреба у площі, відведеній для паперового архіву.