Обратиться в event агентство или организовать праздник самостоятельно?

На сегодняшний день тенденция такова, что многие организовывают мероприятия самостоятельно, не обращаясь в event агентство, а многие крупные компании даже берут в штат event-менеджера. Но насколько это правильно и как лучше — давайте разберем.

Если у Вас планируется небольшое мероприятие, где нужен только ресторан и ведущий с музыкой, то Вам конечно и не нужно event агентство, Вы можете эти услуги найти в интернете и самостоятельно заказать.

Но если у Вас планируется масштабный и ответственный ивент, то без профессионального организатора — точно никак! Не имея опыта в организации крупных мероприятий, можно его завалить! А кто же в этом случае будет ответственный?

Как выбрать event агентство?

Лучший способ — это когда у Вас есть постоянный партнер по организации мероприятий или Вам кого-то порекомендовали. Но если Вы обращаетесь в агентство впервые, то нужно учесть важные факторы:

• Опыт агентства. Если агентство молодое или не имеет опыта в организации крупных мероприятий, то Вы рискуете, что Ваш ивент будет завален. Мы рекомендуем обращаться в агентство с опытом в организации мероприятий от 5 лет.
• Портфолио. Обязательно посмотрите отчеты с мероприятий и насколько качественный организованные ивенты.
• Отзывы - поищите и почитайте отзывы про агентство.
• Профильность. Не заказывайте масштабный корпоратив или конференцию в свадебном агентстве (это как пример). Выбирайте ивент агентство, которое подходит по своему основному виду деятельности.
• Личное впечатление. Оцените сайт агентства, как с Вами пообщался менеджер, как качественно и грамотно Вам подготовили коммерческое предложение и т. п.

Советы при организации мероприятия самостоятельно:

1. Если Вы заказываете услуги самостоятельно и ранее с ними не сотрудничали, то обязательно ведите переговоры в письменном виде, чтоб в случае непредвиденных ситуаций, у Вас были доказательства.
2. Финансы — обязательно подписывайте договора или берите расписку от подрядчиков.
3. Ведущий мероприятия — это 80 % успеха мероприятия, так что отнеситесь к выбору кандидата со всей ответственностью, а встретиться рекомендуем с 2-3 ведущими, чтоб был выбор.
4. Координатор праздника — если Вы готовы все мероприятие пробегать на локации, а не отдыхать со своими коллегами, то Вам возможно координатор и не нужен, но если Вы планируете все же отдохнуть на празднике, то закажите профессионально координатора, который будет стоить 100-200 долларов, поверьте — это небольшая плата за Ваш отдых и нервы)).
5. План Б — всегда имейте его. Если вдруг не приехал ведущий на мероприятие (например — машина поломалась), то что Вы будете делать? Тут на самом деле очень много примеров, всех их не описать, но у опытных ивент агентств - План Б есть всегда)).

Event агентство в Киеве Prime Event — дорожит своей репутацией, соответственно сделает все, чтоб ивент удался и сотрудничество продолжилось.